PRAKTISK INFORMATION TIL
IT-DAY UDSTILLERE
Tak fordi I er med! Denne guide giver jer alt, I har brug for, for at blive klar til årets IT-DAY messer. Den er baseret på de mest typiske spørgsmål og vigtige detaljer, der hjælper jer med at få mest muligt ud af jeres deltagelse. Del den gerne med de kolleger, I sender afsted. Har I spørgsmål, kan I kontakte os på info@itday.dk.
FOR ALLE MESSER
– Find by-specifik info nederst på siden –
To-Do Liste til IT-DAYs Karrieremesser
Her får I et overblik over, hvad I med fordel kan have styr på i jeres forberedelse til IT-DAY.
Koordiner med IT-DAY | Deadlines 📩
-
Angiv antal deltagere og eventuelle kosthensyn via cateringformularen | 4 uger før messen
-
Indsend PowerPoint til Hyper Presentation (hvis booket) | 1 dag før messen
-
Meld ind hvis I har behov for ekstra strøm eller teknik | 4 uger før messen
-
Bestil ekstra inventar, hvis ikke allerede gjort | 2 uger før messen
-
Planlæg fragt og forsendelser | 4 uger før messen
-
Indsend materiale til nyhedsbrev (hvis booket) | 1 uge før udsendelse
-
Kontakt os hvis I ønsker at vælge jeres standplacering | 1 uge før messen
Forbered før messerne 📅
-
Aftal internt, hvem der deltager, og hvem der repræsenterer hvad (HR, IT, junior/senior)
-
Book transport og overnatning, hvis I kommer udefra
-
Afgør standkoncept: Hvad er budskabet? Hvad vil I vise frem?
-
Pak materialer såsom:
-
Roll-ups og visuelle elementer
-
Produktdemoer (f.eks. laptop, VR, software, robotter)
-
Giveaways (slik, merchandise, brochurer, visitkort)
-
-
Klargør digitale filer (slides, videoer) til offline brug i tilfælde af netværksproblemer
-
Fastlæg mål: Er I der for at ansætte, brande eller netværke? Brief jeres team.
-
Øv jeres Hyper Presentation (hvis relevant)
-
Aftal hvordan I indsamler leads: QR-kode til jobside, CV’er, kontaktformular m.m.
Efter messerne 🧠
-
Følg op på leads og kontakter
-
Del jeres erfaringer internt (hvad virkede godt, og hvad kan forbedres?)
-
Udfyld IT-DAYs feedbackskema
-
Gennemgå data fra messen sendt af IT-DAY, og del det med relevante kolleger
-
Tilmeld jer næste års IT-DAY karrieremesse
Opsætning & Logistik 🔧
Standstørrelse
Standene fås i størrelserne 3x3, 3x6 eller 3x9 meter afhængigt af jeres booking. Har I brug for en specialstørrelse, kan det aftales ved at kontakte os. Standardhøjden er 250 cm, og der skal beregnes op til 5 cm frirum på hver side af væggene. Giv os besked, hvis pladsen bliver en udfordring.
Hver stand består som udgangspunkt af én bagvæg og to sidevægge, men dette kan variere afhængigt af placeringen. Bagvæggen er typisk 2,95 meter bred og 2,5 meter høj, mens hver sidevæg er 2 meter bred og 2,5 meter høj for at give en åben fornemmelse. Hjørnestande kan have én eller to sidevægge og eventuelt ingen bagvæg.
En visuel illustration af standens opbygning vises længere nede.
.png)
Det får I som standard med i standen
Alle stande inkluderer: hvide Standex-systemvægge, internetadgang og minimum 3 strømstik. I København er der desuden blå tæppebelægning i standene.
Har I brug for caféborde, barstole eller andet inventar, som ikke blev bestilt via jeres ordreskema, kan I kontakte os på info@itday.dk for at tilføje det.
Tilpasning af stand og udstyr
I er meget velkomne til at tage alt med, der kan være i jeres stand og som I selv kan transportere og opstille. Mange virksomheder medbringer typisk:
-
Roll-ups, bannere, brochurer, visitkort og andet grafisk materiale
-
Produkter som robotter, VR-udstyr, computere der viser jeres IT-systemer
-
Merchandise som kuglepenne, webcam-covers, squishies, muleposer
-
Goodies som macarons, slik, vandflasker, energidrik, proteinbarer --> Bemærk: I København er der særlige restriktioner fra venue: der må kun uddeles smagsprøver af mad og drikke. Ønsker I at medbringe sodavandsdåser, energidrikke, kaffemaskine eller andet cateringudstyr, skal det afklares med os først – vi tjekker med DGI Byen, om det er tilladt eller om der opkræves et mindre gebyr.
Har I brug for hjælp til at anskaffe bestemte ting – f.eks. køleboks, spots, podie eller specialprint til standvæggene – hjælper vi gerne.
Regler for ophæng på standvægge
I må gerne hænge plakater og andet op på standvæggene, så længe det ikke efterlader mærker. Vi anbefaler brug af:
-
Tesa 4964 tape (efterlader ikke mærker)
-
Klæbemasse ("elefantsnot")
Ønsker I specialprint på væggene, kan vi finde en løsning sammen.
Strøm
Hver stand har minimum 3 strømudtag (230V). Har I brug for ekstra udtag eller strøm til særligt strømkrævende udstyr, så sig til.
Internet
Login-info lægges klar i standen. Vi anbefaler, at I downloader vigtige filer på forhånd, da firmacomputere kan have adgangsbegrænsninger.
Forsendelse af materialer
Forsendelse sker på eget ansvar og i begrænset omfang. Kontakt os senest 3 uger før messen. Nogle venues opkræver gebyr. Adresse findes nederst under byspecifik info.
Garderobe og opbevaring
Der vil være en selvbetjent garderobe til jakker og standmaterialer, I ikke bruger i løbet af dagen. I København er der meget begrænset opbevaringsplads, så vi anbefaler, at I opbevarer ikke-nødvendige ting i bilen. Har I behov for at fylde op i standen i løbet af dagen, kan vi muligvis hjælpe med midlertidig opbevaring – men kontakt os først, og vær opmærksom på, at vi ikke kan garantere plads.
Standplacering & Kort 🗺️
Standskemaer
Se placeringerne via nedenstående links:
Standplacering
Hvis I har tilkøbt muligheden for selv at vælge standplacering, burde I allerede have fået tildelt en stand. Hvis ikke, får I besked om jeres placering cirka en uge før messen.
Placeringerne fordeles med fokus på at sikre et godt flow blandt de besøgende IT-profiler i løbet af dagen.
Ønsker I selv at vælge jeres placering, så kontakt os.
Ankomst & Forplejning 🕘
Ankomsttidspunkt
Messen åbner kl. 10.00. Vi anbefaler, at I er på stedet senest kl. 09.00 – eller tidligere, hvis I har større opsætning. Tjek de præcise tider for opstilling og nedpakning under Byspecifik info.
Forplejning
Hos IT-DAY gør vi en dyd ud af at tage godt imod jer, der repræsenterer virksomhederne. Derfor serverer vi en buffet i hver by, som tager højde for forskellige kostpræferencer.
Hele dagen igennem har I fri adgang til kaffe, te, vand og sodavand – kaffen er klar, når I ankommer.
Tidspunkter for frokostbuffet
-
København: 11.30–13.30
-
Aarhus: 11.00–14.00
-
Odense: 11.00–14.00
-
Aalborg: 11.30–15.00
Bemærk: tiderne kan ændre sig.
Tilmelding af repræsentanter & kosthensyn
Angiv antal repræsentanter og eventuelle kostbehov via denne formular. Den kan opdateres løbende og udfyldes separat for hver by, når I ved, hvor mange I sender afsted.
Virksomhedsrepræsentanter 👤
Hvor mange bør I tage med?
Vi anbefaler 2–4 repræsentanter:
1 fra HR og 1–3 fra IT (gerne en erfaren og en nyere kandidat).
Gode råd
-
Skift mellem hold: For at holde energiniveauet højt hele dagen, kan det være en fordel at dele jer op i to hold. F.eks. kan Hold 1 stå for standen kl. 10.00–12.30, mens Hold 2 tager over fra 12.30–15.00 og står for nedpakning.
-
Vælg komfortabelt fodtøj: Man står ofte op det meste af dagen (5–8 timer), og det kan mærkes i fødder og ryg.
-
Kjole i lag: Temperaturen kan svinge i messehaller – med mange mennesker bliver der hurtigt varmt, mens træk eller åbne vinduer kan gøre det køligt. Lag-på-lag tøj giver jer fleksibilitet.
Sprog & Kommunikation 🌍
Talesprog
Standardsproget på messen er engelsk. I er dog meget velkomne til at tale dansk i jeres stand eller under jeres Hyper Presentation. Keynotes skal dog holdes på engelsk, da der deltager mange internationale IT-profiler.
Har I brug for hjælp på dagen?
Find os ved infobordet eller kig efter IT-DAY-personale i blå trøjer. Det kan være muligt at få ekstra caféborde, stole eller adgang til buffeten på dagen – spørg os endelig.
Præsentationer & Synlighed 🎤
Hyper Presentations
Hyper Presentations er korte, skarpe 1-minuts præsentationer, som afholdes af deltagende virksomheder i starten af hver messe. Det er en unik chance for at skabe synlighed overfor alle de fremmødte IT-profiler – og vi anbefaler stærkt at deltage. De fleste virksomheder oplever det som en værdifuld mulighed.
-
Starter kl. 10.30 ved hver messe
-
Op til 30 præsentationer per by (gratis)
-
Skal bookes på forhånd via tilmelding eller direkte kontakt med IT-DAY
-
Indsend en PowerPoint-slide med virksomhedsnavn til info@itday.dk senest dagen før messen
-
Præsentationen kan holdes på dansk eller engelsk (tænk gerne på det internationale publikum)
What are keynotes?
For each city, we handpick 1-2 companies to deliver engaging 20-30 minute technology-focused keynotes. These presentations serve as an additional attraction for the IT-Profiles, increasing the amount of participants. Read more about the keynote opportunity here.
Marketing Opportunities 📣
Social Media Promotion
Leading up to the fair, we actively promote participating companies on our social media platforms. To be included, please send your materials to info@itday.dk as early as possible. We might reach out ourselves as well if we have a branding idea. Spots are filled on a first-come, first-served basis.
Platforms: Facebook, Instagram (we typically do not post partner content on our LinkedIn Profile)
Content Advice
-
Videoclips generates the most views - however you can also send us pictures.
-
Content language English as standard.
-
Format and size: 16:9 and no less than 1280x720 pixels
-
Beneficial duration of 25-35 seconds. If pictures, preferably 4.
Possible themes
Here are a few angles that work well:
-
Share what IT looks like in your company (projects, tech stack, day-to-day life)
-
Introduce your company broadly: who you are and what you do
-
Present your technologies, career opportunities, or open positions
-
Short and authentic content tend to perform best.
Email Newsletters
We publish 6 newsletters between November and May. Our average email open rate is over double industry standard and we have over 14.000 IT-Profile subscribers.
Format: A short article up to 400-600 characters of text (inspiration from "possible themes" above), 1 picture (preferable format 1:1 or 16:9), and a link to a site you would like the readers directed. See previous features in our newsletter: Example
Be featured in the cities where you participate, contact us at info@itday.dk, if you did not select this opportunity in the registration form.
Post-Event 🧠
Data & Metrics
After the event, you’ll receive a detailed overview including:
-
Total number of participants
-
Their fields of study and educational institutions (past or present)
-
Graduation year
-
Experience level for graduates
-
Geographical mobility (where are they willing to move for work)
-
Primary fields of career interest
-
Key performance insights from our marketing campaigns
Click "Recap of IT-DAY 2025" to view example of data from the last round of fairs.
Photos taken by IT-DAY during the fairs
We aim to sort and upload all photos from the fair to our website by 10:00 the following day. The photos can be found here when uploaded.
We do our best to ensure every company is photographed. If you want to be sure, feel free to ask one of our photographers during the fair to stop by your booth.
CITY SPECIFIC DETAILS
Hyper Presentations
The first 30 companies registered for IT-DAY are allocated Hyper Presentation slots, with the schedule outlined below. Please submit a one-page PowerPoint slide for your presentation 1 week before the fair. In its absence, we'll use your logo. Inform us if you're unable to participate, allowing schedule adjustments.
Schedule Overview:
-
Alphabetically arranged, subject to change.
-
An IT-DAY representative will verify the schedule at 10:00 AM on the event day.
-
Arrive at the Hyper Presentations/keynote room at least 5 minutes before you are scheduled to present; you'll be queued in the order listed below.
(Schedule will be placed here closer to the fair)
Catering and Lunch
Lunch buffet will be located in Vestaurenten. (Lunch is served from 11:30 - 13:30). Go out the “company entrance” and follow the beach flags. When you arrive, you will find your buffet tickets in your booth. If you have not registered for catering yet - you can do so in the Catering Form here.
Beverages throughout the day
We are providing coffee, tea, soda and water to the company representatives. This will be located up the stairs on the 1st floor in the “Company Break, Refreshment and wardrobe area”. It will be served from 07:00 to 14:00.
Social Media Shares:
IT-DAY will share content on our social media throughout the fair. You are welcome to post as well. Use the following hashtags #itday2025. Use SoMe handles:
-
Tagging on Facebook “itdaykbh”,
-
Tagging on LinkedIn “IT-DAY” (not IT DAYS)
-
Tagging on Instagram “itday_dk”
Pictures during IT-DAY
Every participant has given us written acceptance that pictures may be taken and used for marketing purposes.
Booth map
The participating companies will be placed to allow the best flow of participants throughout the day. See a larger version of the booth map in here
Location: DGI-BYEN | Tietgensgade 65, 1704 København. Find it on Google Maps here
Timings: Fair duration: The fair is open the 5th of March from 10:00-15:00
-
10:00 - IT-DAY opens for participants and they can, throughout the fair visit your booth
-
10:30 - 11:10 Hyper Presentations
-
12:30 - 13:00 - Keynote 1
-
14:00 - 14:30 - Keynote 2
-
15:00 - IT-DAY Closes
Set-up: The 4th of March from 15:00 to 19:00 & the 5th of March from 07:00 to 10:00
Take-down: The 5th of March from 15:00-20:00. Dismantling of booths or removal of exhibited products may not begin until 15.00 when the fair is officially finished.
Logistics
Offloading equipment: Southwest side of the building at the red square, here.
Largest door with access to exhibition area: Width 220cm x Height: 240cm
Parking: DGI-BYEN parking house, red circle, Paid parking, 192 spots. Max height, 2 meters. Max weight 3.500kg.
Network: DGIByen | Password: dgibyenwifi
Let's have a chat
Still have questions or just want to talk things through?
If there's anything we didn’t cover, or if you’re unsure about something — whether it’s logistics, setup, marketing, or just how to get the most out of your participation — don’t hesitate to reach out.
We’re always happy to help, bounce around ideas, or clarify the details so you feel fully prepared.
Just send us an email or give us a call, and we’ll do our best to assist you quickly.
Alexander | Co-founder and CEO of IT-DAY
alexander@itday.dk | +45 20468860
